Un dels usos més habituals dels codis QR és com a mitjà per accedir ràpidament a documents digitals com els arxius de Word. Si tens un fitxer que vols distribuir sense dependre de correus electrònics o enllaços tradicionals, Word ofereix múltiples maneres d'incrustar o generar codis QR directament des del programa o amb mètodes complementaris. T'expliquem com.
Què és un codi QR i per què es fa servir?
Un codi QR (Quick Response o “resposta ràpida”) és un tipus de codi de barres bidimensional que emmagatzema diferents tipus dinformació. Tot i que el seu origen es remunta al 1994 de la mà de Denso Wave, no va ser fins a l'última dècada que el seu ús es va popularitzar arran de la proliferació dels smartphones amb càmeres i lectors integrats.
Serveix per mostrar URLs, textos, ubicacions, emails i fins i tot arxius. Pots escanejar-lo amb la càmera del mòbil o amb aplicacions específiques, i t'adreça directament al contingut codificat. Aquesta capacitat el converteix en una gran solució per distribuir documents, ja sigui en format físic (com ara cartells, flyers o etiquetes) o digital.
Avantatges de fer servir codis QR en documents Word
Integrar un codi QR dins d'un fitxer Word o utilitzar-ne un que apunti a aquest document té diversos beneficis, com ara:
- Accessibilitat instantània: només escanejant-lo, l'usuari pot consultar un fitxer específic sense buscar-lo al correu oa una altra plataforma.
- Evita errors de tipeig: en lloc de transcriure una URL llarga, el codi QR porta directament al contingut.
- versatilitat: es pot imprimir, compartir digitalment o incloure altres materials de màrqueting.
- Actualització fàcil: si el contingut de l'enllaç es modifica, el codi QR pot continuar sent vàlid si apunta a un URL estàtic la informació del qual s'actualitza.
Opció 1: Crear codis QR a Word amb el complement QR4Office
La forma més senzilla i directa d'afegir un codi QR a un document Word és utilitzant el complement QR4Office. Aquest plugin s'instal·la dins del Word i permet generar codis QR personalitzats en pocs passos.
Instal·lació del complement
1. Obre Microsoft Word i accedeix a la pestanya Insereix a la barra superior.
2. Fes clic a Obtenir complements.
3. A la botiga que s'obre, escriu QR4Office al cercador.
4. Fes clic a afegir per instal·lar-lo.
Generació del codi
Un cop afegit el complement, apareixerà una finestra lateral des de la qual es pot configurar el codi QR:
- Introdueix la informació que vols codificar: URL, correu electrònic, número de telèfon, ubicació o text pla.
- Personalitza els colors, la mida i altres aspectes estètics si ho desitges.
- Fes clic a Insereix per afegir el codi QR directament al document.
Un cop inserit, es comporta com una imatge que pots moure, redimensionar o copiar fàcilment.
Opció 2: Crear un codi QR des d'una propietat personalitzada usant camps al Word
Una alternativa més tècnica però útil si vols que el contingut del QR s'actualitzi automàticament és utilitzar camps a Word juntament amb propietats de document personalitzades. Això pot ser especialment útil si vols crear codis QR de manera dinàmica.
Pas a pas
1. Crea una propietat de document personalitzada (des d'Informació del fitxer → Propietats → Propietats avançades → Personalitzades).
2. Dins del document, prem Ctrl + F9 per inserir un camp manualment.
3. Escriu DisplayBarcode «DocProperty nom_propietat» QR.
4. També ho podeu fer des d'Insereix → Elements ràpids → Camp, i seleccioneu «DisplayBarcode» amb la configuració adequada.
5. Canvia entre representació gràfica o textual del camp usant el menú contextual.
Important: aquest mètode no actualitza automàticament el contingut en pantalla, per tant, haureu de fer clic dret i seleccionar «Actualitzar camp» per veure els canvis reflectits.
Aquest mètode és útil si utilitzeu solucions de gestió documental com Therefore™, ja que s'integren amb Word a través de propietats personalitzades per sincronitzar contingut.
Opció 3: Crear un codi QR per a un fitxer Word pujat online
Si el que vols és que el codi QR obri un document Word en escanejar-lo, pots pujar el fitxer a internet i després crear el codi des d'un generador en línia que enllaçi a aquest fitxer. Aquesta estratègia és ideal per facilitar l'accés a documents sense enviar-los per correu.
Passos recomanats
- Puja el document a una plataforma al núvol: Google Drive, Dropbox, OneDrive, o qualsevol hosting que utilitzeu un URL públic.
- Obtingueu l'enllaç públic d'aquest fitxer: assegura't que estigui configurat amb permisos de visualització per a qualsevol usuari amb l'enllaç.
- Fes servir un generador de codis QR: accedeix a una web com HazTuCartaDigital.com o similar, que permeti introduir una URL i tornar un codi QR descarregable.
- Personalitza i descàrrega: en format PNG, ideal per imprimir o compartir.
Aquest enfocament és perfecte per convertir un fitxer Word en una cosa fàcilment accessible per clients, alumnes o companys de treball, sense necessitat d'enviar el fitxer directament.
On utilitzar els codis QR generats a Word?
Aquests codis QR es poden utilitzar en innombrables contextos. Aquí en tens alguns exemples:
- Cartells i senyalització: útil en esdeveniments o fires per oferir accés a catàlegs o fitxes tècniques.
- Fullets o flyers comercials: perfectes per dirigir clients cap a un portafoli o presentació.
- Etiquetes de productes: amb accés a manuals d'instruccions o dades tècniques.
- Targetes de visita: incloent un QR que contingui el teu CV a Word o perfil professional.
A més, si vas optar per descarregar el codi QR com a imatge, pots incloure'l en dissenys gràfics, publicacions per a xarxes socials, newsletters, i fins i tot marxandatge físic.
Consells finals per treure el màxim profit als teus codis QR
Verifica sempre el contingut del codi abans d'imprimir o publicar-ho. Fes servir un mòbil o tablet per escanejar-lo i comprovar que redirigeix al contingut esperat.
Cuida el disseny: assegura't que el contrast entre el fons i el QR és nítid. Evita fons foscos o imatges molt carregades darrere del codi.
No retallades ni deformis el QR: encara que sembli una imatge, la seva llegibilitat es basa en la disposició exacta dels blocs. Canviar la seva forma o relació daspecte pot fer-ho il·legible.
Fes-ho accessible: si l'insereixes en un document imprès, col·loca'l en un lloc visible i amb mida suficient (almenys 2,5 cm x 2,5 cm).
Prova diversos generadors si el que fas servir no et dóna bons resultats. Alguns permeten més opcions de personalització que altres.
Amb aquestes tres alternatives, generar un codi QR per a un contingut relacionat amb Word és a l'abast de qualsevol, sense necessitat de coneixements tècnics avançats. Només necessites decidir si vols incrustar-lo directament al document, fer-lo dinàmic amb propietats del document o crear-ne un que apunti a un fitxer pujat al núvol. Comparteix aquesta informació amb altres usuaris perquè sàpiguen fer-ho.